Gestion des bénéficiaires
Cette section permet de créer et d’importer de nouveaux bénéficiaires ou de chercher des profils de bénéficiaires existants pour les afficher, les modifier, les copier, les approuver, les supprimer, les activer ou les désactiver.
Selon vos privilèges d’accès, vous pouvez utiliser différentes fonctions de mise à jour des bénéficiaires. Cette section permet aux entreprises et aux sociétés clientes comptant plusieurs groupes de services de restreindre l’accès à certains bénéficiaires à un seul de ces groupes. Voici ce que vous trouverez sur cette page :
Vous pouvez aussi consulter ces rubriques pour en savoir plus sur la modification des modèles :
- Dans le menu Paiements, cliquez sur Paiements intégrés, puis sur Gestion des bénéficiaires.
- À l’écran Détails, repérez les bénéficiaires concernés. Vous pouvez raffiner les résultats de la recherche en utilisant divers paramètres :
- Type de paiement (tous les paiements, ACH, TEF, EDI, télévirement)
- Nom ou ID du bénéficiaire
- État du bénéficiaire (accepté, rejeté, supprimé, en attente d’approbation, prêt)
- Groupe de services (possibilité d’inclure les bénéficiaires n’appartenant à aucun groupe de services)
- Numéro du fournisseur
- Nom du fichier d’importation
- Pays
- Date (saisie/importation, dernière modification, toutes les dates, jour courant, jour précédent, semaine courante, semaine précédente, mois précédent, plage de dates)
Vous pouvez aussi trier les résultats de la recherche en ordre ascendant ou descendant selon divers paramètres :
- ID bénéficiaire
- État
- Groupe de services (possibilité d’inclure les bénéficiaires n’appartenant à aucun groupe de services)
- Bénéficiaire
- Numéro du fournisseur
- Date
- Cliquez sur Recherche pour afficher le tableau des résultats de la recherche ou sur Effacer pour réinitialiser vos critères et filtres de recherche et les paramètres de tri.
- Affichez le tableau des résultats de recherche. Pour en savoir plus sur la modification des profils de bénéficiaires, consultez la section suivante.
Une fois que vous aurez trouvé le ou les bénéficiaires dont vous souhaitez modifier le profil, affichez les résultats de recherche et effectuez les mises à jour requises.
Selon vos privilèges d’accès, vous pouvez modifier plus d’un profil à la fois :
- Cochez la case adjacente aux bénéficiaires dont vous souhaitez modifier le profil.
- Sélectionnez une action dans le menu déroulant au bas du tableau (approuver, supprimer, activer, désactiver, créer un paiement).
- Cliquez sur OK.
- Passez en revue vos changements avant de les confirmer.
Selon vos privilèges d’accès, vous pouvez modifier les renseignements individuels des bénéficiaires :
- Cliquez sur l’ID bénéficiaire de celui dont vous devez modifier les renseignements.
- Dans le menu déroulant au bas de l’écran de renseignements sur le bénéficiaire, sélectionnez une action parmi les suivantes :
- Copier les renseignements d’un bénéficiaire pour en créer un nouveau.
- Modifier les renseignements d’un bénéficiaire dont l’état indique Échoué, Entré, Prêt ou En attente (renseignements bancaires manquants).
- Activer un bénéficiaire dont l’état indique Inactif.
- Approuver un bénéficiaire dont l’état indique Entré.
- Désactiver un bénéficiaire dont l’état indique Entré ou Prêt.
- Supprimer un bénéficiaire.
- Cliquez sur OK.
- Passez en revue vos changements avant de les confirmer.
Les états ci-dessous s’appliquent aux bénéficiaires :
- Prêt : Le profil du bénéficiaire a été approuvé et est prêt à être utilisé.
- Entré : Le profil du bénéficiaire a été créé ou modifié et doit être approuvé.
- En attente d’approbation (comprend les bénéficiaires dont l’état indique Entré) : Le profil du bénéficiaire a été créé ou modifié et doit être approuvé.
- Inactif : Le bénéficiaire a été désactivé.
- Supprimé : Le bénéficiaire a été supprimé.
- Échoué : L’opération d’importation du bénéficiaire a échoué.
- En attente : Les modifications apportées aux renseignements bancaires du bénéficiaire sont en attente d’approbation.
- À modifier : La case postale du bénéficiaire est en attente de modification.
Règles concernant l’état des bénéficiaires :
- Seuls les bénéficiaires dont l’état indique Entré peuvent être approuvés.
- Seuls les bénéficiaires dont l’état indique Entré ou Prêt peuvent être désactivés.
- Les bénéficiaires dont l’état indique Inactif ne peuvent être qu’activés.
- Les bénéficiaires dont l’état indique Supprimé ne requièrent aucune intervention et seront définitivement supprimés lors de la prochaine purge.
- Dans la section de mesures à prendre, à droite de l’écran, cliquez sur le lien menant aux bénéficiaires en attente dont les renseignements bancaires ont été modifiés.
- Cochez la case adjacente aux bénéficiaires concernés ou celle vous permettant de tout sélectionner. Selon vos privilèges d’accès, vous pouvez mettre à jour l’état des bénéficiaires des façons suivantes :
- Accepter les nouveaux renseignements bancaires du bénéficiaire pour remplacer ses renseignements actuels. Le système mettra son profil à jour.
- Rejeter les nouveaux renseignements bancaires du bénéficiaire. Le système conservera ses renseignements actuels et supprimera les nouveaux. Vous devrez alors communiquer avec le bénéficiaire afin d’obtenir ses nouveaux renseignements et de mettre à jour son profil dans Accès Scotia.
NOTA : Tout bénéficiaire dont le profil n’a pas été modifié continuera d’afficher l’état En attente jusqu’à ce que ses renseignements bancaires soient mis à jour.
Quand vous modifiez le profil de bénéficiaires sélectionnés, vous pourriez tomber sur les alertes suivantes :
- Renseignements bancaires du bénéficiaire : Si les renseignements bancaires d’un bénéficiaire figurant dans vos résultats de recherche ont été modifiés, un message d’avertissement s’affichera au haut de la liste. Une icône apparaîtra également à côté de l’identifiant du bénéficiaire concerné pour vous indiquer que ses renseignements bancaires doivent être mis à jour en vue de pouvoir l’ajouter à un paiement.
- Adresse du bénéficiaire : Si les champs d’adresse d’un bénéficiaire figurant dans vos résultats de recherche contiennent une case postale, un message d’erreur s’affichera au haut de la liste. Une icône apparaîtra également à côté de l’identifiant du bénéficiaire concerné pour vous indiquer que son adresse doit être mise à jour en vue de pouvoir ajouter le bénéficiaire à un paiement.
Cette section permet, à partir de votre ordinateur, de téléverser un fichier CSV prédéfini de bénéficiaires existants dans votre liste de bénéficiaires Accès Scotia. Les bénéficiaires importés ne seront associés à aucun groupe de services et pourront être utilisés par tous les utilisateurs de l’entreprise. Vous pouvez toutefois assigner les bénéficiaires à un groupe de services afin que seuls les utilisateurs de ce groupe aient accès à eux. Pour ce faire, rendez-vous à l’écran Gestion des bénéficiaires. NOTA : Si votre fichier d’importation comprend des bénéficiaires de paiements ACH, leur type de compte par défaut sera Chèques-OBC, mais vous pourrez toujours le modifier à l’écran Gestion des bénéficiaires, au besoin.
Une fois vos résultats de recherche raffinés, vous pourrez les télécharger sous forme de relevé. Avant de l’exporter, configurez les paramètres suivants :
- Les types de formats d’exportation sont : valeurs séparées par des virgules (.csv), Excel (.xls), texte à longueur fixe (.txt) et texte séparé par tabulation (.tst).
- L’option Inclure titres permet d’afficher les en-têtes de colonnes dans les relevés.
- L’option Format de date permet de choisir le format d’affichage des dates dans vos relevés. Le format par défaut est mm/jj/aaaa, mais vous pouvez aussi choisir entre le format court ou long.